A comunicação é muito importante para a troca de informações, tiradas de dúvidas e novos aprendizados. Mas, nem sempre temos uma comunicação eficaz e acabamos perdendo muito tempo ou atrapalhando o tempo de outras pessoas por não sabermos nos comunicar de uma forma mais assertiva e de qualidade.

Atualmente muitos profissionais estão trabalhando remotamente, desta forma, precisamos aprender a nos comunicar de uma forma totalmente diferente do que estamos habituados para termos e trazermos melhores resultados onde trabalhamos.

Neste post vou te dar 7 dicas que aprendi e utilizo em meu dia a dia, que irão te ajudar a ter uma boa comunicação com os membros de sua equipe ou com outras equipes na empresa em que você trabalha.

#1 - Vá direto ao ponto

Diferente do WhatsApp ou Telegram, a comunicação dentro da empresa deve ser simples e direta ao ponto. Não chame alguém e dê somente um "Bom dia ou Oi, como você está?", nada disso! Além de ser educado e fazer uma boa saudação, deixe bem claro o que você deseja e o que você espera que as pessoas façam por você.

Utilize uma linguagem simples, dê o máximo de contexto possível e escreva parágrafos curtos com as partes importantes do texto em destaque ou em tópicos para uma melhor compreensão.

Evite enviar mensagens separadas, condense tudo que deseja em uma única mensagem. Além de evitar uma poluição muito grande no chat, ninguém gosta de receber 20 notificações que poderiam ter sido feitas em apenas uma mensagem.

#2 - Respeite o tempo dos outros

Um grande problema da comunicação remota, é que muitas pessoas acham que todos estão disponíveis o tempo todo, e não é bem assim. Lembre-se que cada pessoa possui um tempo e rotina diferente de foco e colaboração.

Muitas vezes no lugar de conversarmos, já chegamos exigindo algo e isso pode atrapalhar completamente o dia de outra pessoa. A pessoa da qual você precisa de ajuda, pode estar no meio de um raciocínio muito grande ou resolvendo várias coisas e pode não te responder no seu tempo, mas te responderá assim que possível.

Estar online é diferente de estar disponível

Caso o assunto seja realmente importante e urgente, você pode inserir na sua mensagem um senso maior de urgência para que a pessoa para qual a mensagem foi enviada fique ciente disso. Mas lembre-se, ela te responderá de acordo com o tempo dela e não com o seu.

São pessoas reais do outro lado, então seja educado e respeite o tempo de cada um

#3 - Nada de enviar mensagens repetidas

Antes de enviar uma nova mensagem para alguém ou em algum canal, pesquise se esse assunto já não foi discutido anteriormente. Caso ainda não tenha, você pode enviar sua mensagem e aguardar o retorno.

Como falei no tópico anterior, cada pessoa tem seu tempo de resposta e no momento que você enviar a mensagem ela pode não te responder, e isso não é um problema. Sua mensagem já está no chat e assim que alguém ver, poderá responder e ajudar. Então você não precisa ficar enviando a mesma mensagem várias e várias vezes no mesmo chat, além de causar uma grande poluição de mensagens e de notificações, você pode passar por uma pessoa incômoda, desagradável sem paciência.

Então, envie sua mensagem e aguarde, alguém irá te responder e te ajudar conforme a sua disponibilidade.

#4 - Não envie áudios

Você pode estar resmungando agora: "Mas áudio é tão mais prático e rápido, porque não posso enviar mensagens em áudio?". Concordo que mensagens em áudio são bem práticas, mas não é o melhor modelo e você irá concordar comigo.

Mensagens em áudio só servem para aquele momento, elas não são indexadas e se perdem com o tempo. Caso você ou outra pessoa precise novamente saber alguma informação sobre aquele assunto do áudio, não será mais possível pesquisar por ele. É praticamente impossível resgatar uma informação do passado em um histórico de áudios.

Evite a todo custo enviar áudios e priorize ao máximo o envio de textos, seguindo as dicas anteriores. Mensagens em texto são indexadas e de fácil acesso no futuro. Com apenas uma pesquisa básica, é possível recuperar aquele assunto discutido anteriormente e rever toda a informação de forma prática e rápida.

Uma boa mensagem deve estar sempre disponível, organizada, atualizada, contextualizada e buscável

#5 - O momento correto para chamadas de vídeo

Está cada vez mais comum a realização de chamadas de vídeo, mas tenha cuidado, existe o momento e o motivo correto para elas serem realizadas.

As chamadas em vídeo só devem ser uma opção quando a dúvida que você possui não pode ser resolvida com o envio de uma mensagem em texto. Por exemplo: caso, para maior entendimento, você precise mostrar via vídeo ou compartilhamento de tela como é o funcionamento de uma determinada coisa. Isso seria um bom motivo para uma chamada de vídeo.

Assim como os áudios, chamadas de vídeo só servem para aquele momento. Então, sempre documente o que foi discutido para que você possa voltar aquele assunto e não precise de uma nova chamada de vídeo.

Então, antes de chamar alguém para uma chamada de vídeo, veja se é realmente necessário e se não é possível resolver com uma mensagem.

#6 - Seja gentil em suas respostas

Você não trabalha sozinho, e, da mesma forma que você tem de respeitar o tempo dos outros ao perguntar, você também deve respeitar ao responder. Lembre-se, se alguém está te enviando uma mensagem é porque ela pode estar precisando de sua ajuda.

Assim como você deve ser claro e objetivo nas perguntas, seja direto ao ponto em suas respostas. Condense tudo em uma única mensagem simples, com parágrafos curtos e bem estruturados para que sua resposta seja bem compreendida.

Esteja preparado para responder e seja educado, gentil e respeitoso. Você pode reservar um período do dia para responder todos os seus chats e/ou e-mails, dessa forma, você não quebrará sua rotina programada de tarefas. Mas fique sempre atento para emergências que podem ocorrer a qualquer momento.

#7 - Documente suas respostas

Você é daquelas pessoas que sempre recebem a mesma pergunta com frequência?

Uma boa dica é documentar as respostas e soluções. Dessa forma, ao invés de refazer toda a resposta novamente, você pode enviar somente um link onde você já tem a solução para aquele problema. Isso ajuda você, a pessoa e a empresa que você trabalha. Já que as pessoas poderão pesquisar nessa documentação sobre suas dúvidas antes de iniciar um chat.

Essa dica também vale para aqueles que só receberam a pergunta uma vez, já que você não sabe quando receberá a mesma pergunta novamente.

A documentação de respostas, pode agilizar e muito a comunicação, a tirada de dúvidas e a solução de eventuais problemas. Deixando tudo mais dinâmico e trazendo grandes resultados.

--

Bem, acredito que é isso. Espero que você tenha gostado dessas dicas e que elas possam te ajudar a melhorar cada vez mais a sua comunicação e que também ajudem a criar ambientes de comunicação mais saudáveis, dinâmicos e que tragam ótimos resultados.

Até mais e um forte abraço! 😉